Jede Organisation dokumentiert anders. Deshalb entscheiden Sie selbst, welche Felder, Abschnitte und Funktionen Ihre Teams in caralegal sehen. Als Administrator:in steuern Sie dies zentral auf der Seite Einstellungen. Die Seite ist in drei Abschnitte gegliedert, sodass Sie die passende Einstellung schnell finden: Allgemeine Einstellungen, Systemeinstellungen und Funktionen.
So gelangen Sie zu den Einstellungen: Öffnen Sie in Ihrer caralegal-App den Admin-Bereich und wählen Sie „Einstellungen".
Allgemeine Einstellungen
In diesem Abschnitt finden Sie grundlegende Einstellungen für Ihre caralegal-Umgebung.
Systemeinstellungen
Mit den Systemeinstellungen legen Sie fest, welche Bereiche und Funktionen Benutzer:innen ohne Administratorrechte zur Verfügung stehen. So halten Sie die Oberfläche für Ihre Fachbereiche übersichtlich und zeigen nur, was für die tägliche Arbeit relevant ist.
Vordefinierte Benutzer:innenrollen ausblenden - Blendet die von caralegal vordefinierten Benutzer:innenrollen aus. Diese Einstellung ist hilfreich, wenn Ihre Organisation ausschließlich mit eigenen, benutzerdefinierten Rollen arbeitet und die Standardrollen bei der Rollenvergabe nicht angezeigt werden sollen. Diese Einstellung wird individuell für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dazu gerne an Ihre:n Customer Success Manager:in.
Batch-Funktionalität für Nicht-Admin-Nutzer:innen ausblenden - Wenn aktiviert, können Benutzer:innen ohne Administratorrechte keine Aktionen mehr auf mehrere Elemente gleichzeitig anwenden, zum Beispiel mehrere Einträge in einem Schritt löschen. So schützen Sie Ihre Dokumentation vor versehentlichen Massenänderungen.
Ressourcen für Nicht-Admin-Nutzer:innen ausblenden - Wenn aktiviert, ist der Bereich „Ressourcen" nur noch für Administrator:innen sichtbar.
Dashboard für Nicht-Admin-Nutzer:innen ausblenden - Wenn aktiviert, ist das Dashboard nur noch für Administrator:innen sichtbar.
Funktionen
In diesem Abschnitt passen Sie die einzelnen Module von caralegal an Ihre Dokumentationspraxis an. Sie können Felder ein- und ausblenden, Pflichtangaben definieren und zusätzliche Dokumentationsmöglichkeiten aktivieren.
Datenschutzvorfälle
Allgemein
Datenschutzvorfälle: Zeige Feld "Vorname"
Datenschutzvorfälle: Zeige Feld "Nachname"
Datenschutzvorfälle: Zeige Feld "E-Mail"
Diese drei Felder lassen sich jeweils einzeln ein- und ausschalten. Sie dienen der Erfassung der meldenden Person. Wenn Sie die Funktion „Öffentliches Formular" nutzen, werden die Felder beim Absenden des Formulars automatisch ausgefüllt.
Feld „Ursache des Vorfalls" aktivieren (neu) - Fügt ein Auswahlfeld hinzu, das in "Ressourcen" konfiguriert werden kann.
Bewertung
Feld „Auswirkungen des Vorfalls" aktivieren (neu) - Fügt ein Auswahlfeld hinzu, das in "Ressourcen" konfiguriert werden kann.
Feld „Bereits ergriffene Maßnahmen" aktivieren (neu) - Fügt ein Auswahlfeld hinzu, das in "Ressourcen" konfiguriert werden kann.
Weitere Einstellungen
Abschnitt "Benachrichtigung betroffener Personen" aktivieren - Wenn aktiviert wird in „Datenschutzvorfällen" ein Abschnitt zur Dokumentation der Benachrichtigung betroffener Personen gemäß Art. 34 DSGVO angezeigt.
Externe Datenübertragungen
Alle Organisationseinheiten vorauswählen (nur neue externe Empfänger) (neu) - Wenn aktiviert werden bei neu angelegten externen Empfängern automatisch alle Organisationseinheiten vorausgewählt.
Verarbeitungstätigkeiten & Datenschutz-Folgenabschätzungen
Allgemein
Zeige Feld "Implementierungsdatum" (neu) - Wenn aktiviert wird auf der Seite „Datenverarbeitung" ein Datumsfeld für das Einführungsdatum angezeigt.
Zeige Feld "Enddatum" (neu) - Wenn aktiviert, wird auf der Seite „Datenverarbeitung" ein Datumsfeld für das Enddatum angezeigt.
Zeige Feld "Fälligkeitsdatum" (neu) - Wenn aktiviert wird das Feld „Fälligkeitsdatum" angezeigt und kann verwendet werden.
Zeige Feld "Prozessverantwortliche/r" (neu) - Wenn aktiviert wird das Feld „Prozessverantwortliche/r" angezeigt und kann zugewiesen werden.
Das Feld „Prozessverantwortliche:r" kann leer gelassen werden (new) - Ermöglicht es das Feld nach einer Zuweisung wieder zu leeren.
Zuweisung von Datenschutzexperte/in verpflichtend machen - Wenn aktiviert muss ein/e Datenschutzexperte/in ausgewählt werden.
Das Feld „Datenschutzexpert:in" kann leer gelassen werden (neu) - Ermöglicht es das Feld nach einer Zuweisung wieder zu leeren.
Zeige Feld "Datenschutzbeauftragte/r" (neu) - Wenn aktiviert steht auf der Seite „Allgemeines" ein Auswahlfeld zur Zuweisung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) zur Verfügung.
Zuweisung von Datenschutzbeauftragten (DSB) verpflichtend machen - Wenn aktiviert muss ein/e Datenschutzbeauftragte/r (DSB) ausgewählt werden.
Das Feld „Datenschutzbeauftragte:r" kann leer gelassen werden (neu) - Ermöglicht es das Feld nach einer Zuweisung wieder zu leeren.
Zeige Feld "Labels & Kategorien" (neu) - Wenn aktiviert wird das Feld „Labels & Kategorien" angezeigt und kann verwendet werden.
Datenverarbeitung
Aktiviere Feld "Nachweis" für Rechtsgrundlagen (neu) - Wenn aktiviert, ist das Feld „Nachweis" standardmäßig für jede Rechtsgrundlage aktiviert.
Datenklassifizierung für Datenkategorien/-typen aktivieren (neu) - Wenn aktiviert können Datenkategorien und Datentypen im Bereich „Ressourcen" frei definierbaren Klassen zugeordnet werden.
Feld "Potenzielle Anzahl betroffener Personen" aktivieren (neu) - Wenn aktiviert wird auf der Seite „Datenverarbeitung" ein Eingabefeld für die potenzielle Anzahl betroffener Personen angezeigt.
Option „Nicht ausschließbar" bei "Daten Minderjähriger" entfernen - Wenn aktiviert wird die Auswahloption „Nicht ausschließbar" im Feld „Daten Minderjähriger" ausgeblendet.
Anhänge (Datei-Upload) auf der Seite "Datenverarbeitung" aktivieren - Wenn aktiviert können Benutzer/innen Dateien auf der Seite "Datenverarbeitung" hochladen.
Schwellwertanalyse
Schwellenwertanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) verpflichtend machen - Wenn aktiviert, muss die Schwellenwertanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) verpflichtend durchgeführt werden.
Anhänge (Datei-Upload) auf der Seite "Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Schwellenwertanalyse-Seite" aktivieren - Wenn aktiviert, können Benutzer/innen Dateien auf der Seite "Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) Schwellenwertanalyse" hochladen.
Prüfung
Anhänge (Datei-Upload) auf der Seite "Überprüfung" aktivieren (neu) - Wenn aktiviert können Benutzer/innen Dateien auf der Seite "Überprüfung" hochladen.